GUÍA PRÁCTICA DEL MÓDULO HORARIOS Y ASIGNACIONES TWIINS HRM

I. PARAMETRIZACIÓN

Este bloque contiene las opciones previas a la utilización del módulo, utilizadas generalmente para registrar y configurar horas extras.

A. Parametrización de Tolerancias

Funcionalidad principal: Permite configurar los tiempos de gracia para el registro de asistencia y definir cuándo comienza a contar la hora extra. Pasos específicos:

1. Ingrese el Tiempo de Gracia de Retraso (el tiempo permitido para marcar fuera de la hora de entrada).

2. Ingrese el Tiempo Mínimo Considera Hora Extra (tiempo a partir del cual se empieza a contar el tiempo extra). Ejemplo: Si la salida es a las 5:30 PM y se configura 15 minutos, el tiempo extra comienza a contarse a partir de las 5:46 PM.

3. Ingrese el No. de Minutos Marcaciones Repetidas (las veces que se puede repetir la marcada sin afectar otras, como la salida o entrada del almuerzo).

4. Revise el campo Hora de Corte (está presente, pero no se configura).

5. Haga clic en "Actualizar Parámetros".

B. Horarios de Trabajo

Funcionalidad principal: Permite generar y definir los diferentes horarios de trabajo de la empresa (ej. Horario Administrativo, Horario Operativo, Horario Tiempo Parcial). Pasos específicos:

1. Asigne las Siglas al horario (configuración que depende del departamento).

2. Ingrese la Hora de Inicio 1 y Hora de Fin 1 (en formato HH:mm, ej. 08:00 a 17:00).

3. Ingrese las Horas de Trabajo (tiempo total que laborará el personal, ej. 8 horas).

4. Ingrese las Horas de Descanso (tiempo libre, ej. 1 hora).

5. Seleccione el Estado ("ACTIVO" o "INACTIVO").

6. Haga clic en "Ingresar".

7. (Opcional) La herramienta soporta ingresos de horarios adicionales dependiendo del cargo.

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II. EJECUCIÓN

Este bloque contiene las funcionalidades principales para el uso del módulo, incluyendo la planificación de horarios fijos/rotativos y la gestión de marcaciones.

A. Control de Horarios

Funcionalidad principal: Permite asignar los horarios previamente configurados a los colaboradores. Pasos de Consulta:

1. Filtre la información por Empresa, Departamento, Oficina/Local, Ciudad, Periodo y Año.

2. Haga clic en "Consultar".

Pasos de Asignación (Pestaña Configuración):

1. En el lado izquierdo, seleccione las personas que se encuentran en los departamentos o áreas asignadas.

2. Seleccione si desea aplicar el horario a Todo el mes o por Rango de fechas.

3. Seleccione el Horario que desea aplicar de la lista de horarios activos.

4. Asigne los días de la semana con el horario correspondiente.

5. Haga clic en "Registrar Horarios".

6. Si la configuración es correcta, confirme en el mensaje (ACEPTAR).

7. Si el horario establecido aplica para todo el mes, haga clic en 

"Procesar Calendario".

8. (Corrección) Si se encuentra un error, use la opción "Limpiar Horarios" para borrar y hacerlo nuevamente.

B. Horarios Especiales entre Fechas (Pestaña Configuración)

Funcionalidad principal: Permite configurar dos tipos de horarios (Fijo o Calendario) para un rango específico de fechas.

Pasos para Horario Fijo:

1. Seleccione las fechas del mes (Desde/Hasta) a las que se aplicará el cambio.

2. Seleccione la opción "Horario Fijo".

3. Seleccione el Horario al que se desea cambiar a las personas escogidas.

4. Haga clic en "Registrar Horarios Especiales".

Pasos para Horario Calendario:

1. Seleccione las fechas del mes (Desde/Hasta).

2. Seleccione la opción "Horario Calendario".

3. Registre de forma manual el horario que el colaborador laborará en la parte inferior.

4. Haga clic en "Registrar Horarios Especiales".

C. Asignación Manual Diaria (Pestaña Calendario)

Funcionalidad principal: Permite cambiar o modificar el horario de un colaborador de forma manual en un día específico. Pasos específicos:

1. Dentro de la pestaña Calendario, haga clic en cualquier día de la semana al que desee cambiar el horario.

2. En la pantalla que se despliega, busque al colaborador.

3. Haga clic en la flecha al costado del nombre para quitar, cambiar o modificar el horario.

4. El cambio se actualiza.

D. Carga Masiva de Horarios

Funcionalidad principal: Permite cargar horarios a múltiples colaboradores de forma masiva. Pasos específicos:

1. Haga clic en "descargar formato" para obtener la plantilla.

2. Llene el archivo con la cédula, y el nombre del horario para cada día (LUNES, MARTES... DOMINGO).

3. Seleccione el archivo (Cargar) y súbalo a la plataforma.

E. Corrección Registros de Asistencia

Funcionalidad principal: Permite añadir correcciones a las marcaciones que se hayan presentado por cualquier motivo. Pasos específicos:

1. Consulte por colaborador o por persona específica y seleccione el mes.

2. Revise los horarios que tuvo la persona y verifique si hay algún cambio necesario.

3. Modifique si es necesario el Inicio de actividades o las Horas Extras.

4. Agregue una observación.

F. Aprobación de Horas Extras

Funcionalidad principal: Permite aprobar o negar las horas extras trabajadas por el personal. Pasos específicos:

1. Utilice los filtros (Empresa, Departamento, Cargo, Colaborador) para consultar.

2. Revise el estado: Pendiente - Negado - Aprobado.

3. Utilice la carpeta de color azul para validar la información y hacer correcciones necesarias.

4. Haga clic en "Guardar Horas Extras y Ejecutar Aprobaciones".

G. Envío Horas Extras a Nómina

Funcionalidad principal: Permite enviar los valores de las horas extras aprobadas al módulo de Nómina para el pago correspondiente. Pasos específicos:

1. Filtre por Empresa, Colaborador y Año.

2. Revise la sección de Aprobaciones para confirmar los flujos.

3. Verifique los montos aprobados de horas Suplementarias y Extra Ordinarias.

4. Haga clic en "Enviar Horas Extras a Nómina".

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III. REPORTERÍA

Este bloque contiene la reportería posterior a la utilización del módulo, proporcionando información sobre horarios, entradas, salidas, retrasos y horas extras.

A. Detalle de Horas Aprobadas

Funcionalidad principal: Permite consultar las horas extras que han sido aprobadas, incluyendo los recargos correspondientes. Pasos específicos:

1. Seleccione Empresa, Departamento, Ciudad, Estado del Empleado, Cargo, Colaborador y el periodo Desde/Hasta.

2. Seleccione "DESGLOSADO" si desea el detalle de la información.

B. Detalle de Inasistencias

Funcionalidad principal: Permite conocer las faltas que ha tenido el colaborador acorde a su horario de trabajo. Pasos específicos:

1. Seleccione los filtros de Empresa, Departamento, Ciudad, Estado y el rango de fechas Desde/Hasta.

2. Seleccione "Desglosado".

C. Detalle de Tardanzas

Funcionalidad principal: Permite conocer el tiempo en minutos que el colaborador se ha tardado en timbrar (marcar) su horario de trabajo. Pasos específicos:

1. Seleccione los filtros de Empresa, Departamento, Ciudad, Estado y el rango de fechas Desde/Hasta.

2. Seleccione "Desglosado".

D. Tarjeta de Horas Trabajadas

Funcionalidad principal: Permite comparar el tiempo asignado (planificado) versus el tiempo timbrado (trabajado) por el colaborador. Pasos específicos:

1. Seleccione Empresa, Departamento, Ciudad, Estado del Empleado, Cargo y el rango de fechas Desde/Hasta.

2. El reporte mostrará las marcaciones de entrada y salida, las Horas Extras (25%, 50%, 100%, Adicional) y el parámetro de Tolerancia.